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HomeMy WebLinkAbout122121-05.12b I i I T J I T ¡ i r f i l 7 5 . L 2 A D M I N I S T R A T I V E S T A F F R E P O R T T O : M a y o r a n d T o w n C o u n c i l D e c e m b e r 2 1 , 2 0 2 1 S U B f E C T : R e s o l u t i o n N o . 8 4 - 2 0 2 1 , a p p r o v i n g o u t - o f - s t a t e t r a v e l t o a t t e n d t h e 2 0 2 2 U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s ' A n n u a l W i n t e r M e e t i n g a n d A n n u a l T r i - V a l l e y M a y o r s ' L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s i n W a s h i n g t o n , D . C . , J a n u a r y 1 9 - 2 1 . , 2 0 2 2 . B A C K G R O U N D O n F e b r u a r y 2 L , 2 0 0 6 , t h e T o w n C o u n c i l a p p r o v e d R e s o l u t i o n N o . L 7 - 2 0 0 6 , a p p r o v i n g t h e T o w n o f D a n v i l l e E x p e n s e R e i m b u r s e m e n t P o l i c y . T h i s p o l i c y o u t l i n e s t h e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s p e r t a i n i n g t o t r a v e l b y t h e T o w n ' s e l e c t e d a n d a p p o i n t e d o f f i c i a l s . T h e p o l i c y s t a t e s t h a t " i n t e r n a t i o n a l a n d o u t - o f - s t a t e t r a v e l f o r a n y e v e n t o r a c t i v i t y r e q u i r e s p r i o r a p p r o v a l b y t h e T o w n C o u n c i l . " D I S C U S S I O N F o r t h e p a s t 1 , 6 y e a r s , a s p a r t o f t h e i r m a y o r a l d u t i e s , t h e m a y o r h a s p a r t i c i p a t e d i n t h e T r i - V a l l e y M a y o r s ' L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s i n W a s h i n g t o n , D . C . i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s ' W i n t e r M e e t i n g o r t h e N a t i o n a l L e a g u e o f C i t i e s ' C o n g r e s s i o n a l C i t y C o n f e r e n c e . T h e T r i - V a l l e y M a y o r s ( D a n v i l l e , D u b l i n , L i v e r m o r e , P l e a s a n t o r y a n d S a n R a m o n ) a r e e x p e c t e d t o h o l d t h e i r l e g i s l a t i v e m e e t i n g s i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s ' W i n t e r M e e t i n g , J a n u a r y 1 9 - 2 1 , , 2 0 2 2 . T h e U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s i s t h e o f f i c i a l n o n - p a r t i s a n o r g a n i z a t t o n r e p r e s e n t i n g c i t i e s w i t h p o p u l a t i o n s o f 3 0 , 0 0 0 o r g r e a t e r . T h e W i n t e r M e e t i n g b r i n g s h u n d r e d s o f m a y o r s t o g e t h e r t o f o c u s o n p o l i c y i s s u e s t h a t a r e i m p o r t a n t t o l o c a l g o v e r n m e n t s . I n t h e l e g i s l a t i v e b r i e f i n g s , t h e T r i - V a l l e y M a y o r s a d v o c a t e f o r f u n d i n g a n d p o l i c y m a t t e r s o f i n t e r e s t t o D a n v i l l e a n d t h e r e g i o n . P a s t m e e t i n g s w i t h t h e r e g i o n ' s c o n g r e s s i o n a l r e p r e s e n t a t i v e s a n d d e c i s i o n - m a k e r s f r o m f e d e r a l a g e n c i e s s u c h a s t h e F e d e r a l H i g h w a y A d m i n i s t r a t i o n , E c o n o m i c D e v e l o p m e n t A d m i n i s t r a t i o n a n d D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n h a v e l e d t o s u c c e s s f u l f e d e r a l f u n d i n g o f l o c a l p r o j e c t s . T h e l e g i s l a t i v e a d v o c a c y t h i s y e a r w i l l b e l e d b y T o w n s e n d P u b l i c A f f a i r s , w h o r e p r e s e n t s t h e T r i - V a l l e y o n r e g i o n a l , s t a t e a n d f e d e r a l a d v o c a c y i s s u e s . A C T P o s t i n g o f t h e m e e t i n g a g e n d a s e r v e s a s n o t i c e t o t h e g e n e r a l p u b l i c . F I S C A L I M P A C T N o n e . R E C O M M E N D A T I O N A d o p t R e s o l u t i o n N o . 8 4 - 2 0 2 1 . , a p p r o v i n g o u t - o f - s t a t e t r a v e l t o a t t e n d t h e 2 0 2 2 U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s ' W i n t e r M e e t i n g a n d A n n u a l T r i - V a l l e y M a y o r s ' L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s i n W a s h i n g t o r y D . C . , J a n u a r y 1 9 - 2 1 ' , 2 0 2 2 . P r e p a r e d b y : D i a n e F r i e d m a n n D e p u t y T o w n M a n a g e r R e v i e w e d b y : J o s e p h C a l a b r i g o T o w n M a n a g e r A t t a c h m e n t s : R e s o l u t i o n N o . 3 4 - 2 0 2 1 U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s a n d L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s 2 D e c e m b e r 2 1 . , 2 0 2 1 . D o c u S i g n E n v e l o p e l D : 9 7 3 6 7 3 F C - E 1 2 8 - 4 3 6 D - 9 4 3 1 - C 4 9 3 3 0 5 C 4 8 6 E R E S O L U T I O N N O . 8 4 - 2 0 2 I A P P R O V I N G O U T - O F - S T A T E T R A V E L T O A T T E N D T H E 2 O 2 2 U . S . C O N F E R E N C E O F M A Y O R S ' W I N T E R M E E T I N G A N D A N N U A L T R I . V A L L E Y M A Y O R S ' L E G I S L A T I V E B R I E F I N G S I N W A S H I N G T O N , D . C . , I A N U A R Y 1 9 - 2 1 . , 2 0 2 2 W H E R E A S , o n F e b r u a r y 2 7 , 2 0 0 6 , t h e T o w n C o u n c i l a p p r o v e d R e s o l u t i o n N o . L 7 - 2 0 0 6 , a p p r o v i n g t h e T o w n o f D a n v i l l e E x p e n s e R e i m b u r s e m e n t P o l i c y , w h i c h o u t l i n e s t h e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s p e r t a i n i n g t o t r a v e l b y t h e T o w n ' s e l e c t e d a n d a p p o i n t e d o f f i c i a l s , a s w e l l a s T o w n e m p l o y e e s ; a n d W H E R E A S , t h e p o l i c y s t a t e s t h a t " i n t e r n a t i o n a l a n d o u t - o f - s t a t e t r a v e l f o r a n y e v e n t o r a c t i v i t y r e q u i r e s p r i o r a p p r o v a l b y t h e T o w n C o u n c i l " ; a n d W H E R E A S , t h e U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s , a n o n p a r t i s a n o r g a n t z a t t o n r e p r e s e n t i n g c i t i e s w i t h p o p u l a t i o n s o f 3 0 , 0 0 0 o r m o r e f r o m a c r o s s t h e c o u n t r y , i s h o l d i n g t h e i r A n n u a l W i n t e r M e e t i n g i n W a s h i n g t o n , D . C . ; a n d V V I { E R E A S , t h e M a y o r o f D a n v i l l e a n n u a l l y a t t e n d s t h e T r i - V a l l e y M a y o r s ' L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s , a l s o h e l d i n W a s h i n g t o n , D . C . , t o a d v o c a t e f o r p r o j e c t s a n d l e g i s l a t i o n o f i n t e r e s t t o D a n v i l l e a n d t h e r e g i o n ; n o w , t h e r e f o r e , b e i t R E S O L V E D , t h a t t h e D a n v i l l e T o w n C o u n c i l d o e s h e r e b y a p p r o v e o u t - o f - s t a t e t r a v e l f o r t h e M a y o r t o a t t e n d t h e 2 0 2 2 U . S . C o n f e r e n c e o f M a y o r s ' A n n u a l W i n t e r M e e t i n g a n d T r i - V a l l e y M a y o r s ' L e g i s l a t i v e B r i e f i n g s i n W a s h i n g t o r ç D . C . , J a n u a r y 1 9 - 2 ' J , , 2 0 2 2 . A P P R O V E D b y t h e D a n v i l l e T o w n C o u n c i l a t a r e g u l a r m e e t i n g o n D e c e m b e r 2 L , 2 0 2 1 , b y t h e f o l l o w i n g v o t e : A Y E S : N O E S : A B S T A I N E D : A B S E N T : M A Y O R A P P R O V E D A S T O F O R M : A T T E S T : D æ u S ¡ g n e d b y : R " l ' a ' í B . E n \ C I T Y A T T O R N E Y C I T Y C L E R K