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HomeMy WebLinkAbout081721-08.1, L E A C L J E ( ) l ì C , \ ì . ì l : ( ) l ì N - l i \ O C I T I E S C o u n c i l A c t i o n A d v i s e d b y A u g u s t 3 L , 2 0 2 L J u n e ' 1 6 , 2 0 2 1 T O : C i t y M a n a g e r s a n d C i t y C l e r k s R E : D E S I G N A T I O N O F V O T I N G D E L E G A T E S A N D A L T E R N A T E S L e a g u e o f C a l i f o r n i a G i t i e s A n n u a l C o n f e r e n c e & E x p o - S e p t e m b e r 2 2 ' 2 4 , 2 0 2 1 C a l C i t i e s 2 0 2 1 A n n u a l C o n f e r e n c e & E x p o i s s c h e d u l e d f o r S e p t e m b e r 2 2 - 2 4 , 2 0 2 1 i n S a c r a m e n t o . A n i m p o r t a n t p a r t o f t h e A n n u a l C o n f e r e n c e i s t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g ( d u r i n g G e n e r a l A s s e m b l y ) o n F r i d a y , S e p t e m b e r 2 4 . A l t h i s m e e t i n g , C a l C i t i e s m e m b e r s h i p c o n s i d e r s a n d a c t s o n r e s o l u t i o n s t h a t e s t a b l i s h C a l C i t i e s p o l i c y . l n o r d e r t o v o t e a t t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g , y o u r c i t y c o u n c i l m u s t d e s i g n a t e a v o t i n g d e l e g a t e . Y o u r c i t y m a y a l s o a p p o i n t u p t o t w o a l t e r n a t e v o t i n g d e l e g a t e s , o n e o f w h o m m a y v o t e - i f t h e d e s i g n a t e d v o t i n g d e l e g a t e i s u n a b l e t o s e r v e i n t h a t c a p a c i t y . p l e a s e c o m p l e t e t h e a t t a c h e d V o t i n g D e l e g a t e f o r m a n d r e t u r n i t t o C a l C i t i e s o f f i c e n o l a t e r t h a n W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 1 5 . T h i s w i l l a l l o w u s t i m e t o e s t a b l i s h v o t i n g d e l e g a t e / a l t e r n a t e r e c o r d s p r i o r t o t h e c o n f e r e n c e . p l e a s e n o t e : O u r n u m b e r o n e p r i o r i t y w i l l c o n t i n u e t o b e t h e h e a l t h a n d s a f e t y o f p a r t i c i p a n t s . W e a r e w o r k i n g c l o s e l y w i t h t h e S a c r a m e n t o C o n v e n t i o n C e n t e r t o e n s u r e t h a t i m p o r t a n t p r o t o c o l s a n d ð l e a n i n g p r o c e d u r e s c o n t i n u e , a n d i f n e c e s s a r y , a r e s t r e n g t h e n e d . A t t e n d e e s c a n a n t i c i p a t e u p d a t e s a s t h e c o n f e r e n c e a p p r o a c h e s . a l o n e . C o n f e r e n c e R e g i s t r a t i o n R e q u i r e d . T h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s m u s t b e r e g i s t e r e d t o a t t e n d t h e c o n f e r e n c e . T h e y n e e d n o t r e g i s t e r f o r t h e e n t i r e c o n f e r e n c e ; t h e y m a y r e g i s t e r f o r F r i d a y o n l y . C o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n w r l l o p e n m i d - J u n e a t w w w . c a ð i t i e s . o r q . l n o r d e r t o c a s t a v o t e , a t l e a s t o n e v o t e r m u s t b e p r e s e n t a t t h e B u s n e s s N n e e t t n g a n d i n p o s s e s s i o n o f t h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d . V o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s n e e d t ó p i c k u p t h e i r c o n f e r e n c e b a d g e s b e f o r e s i g n i n g i n a n d p i c k i n g u p t h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k . T h i s w i l l e n a b l e t h e m t o r e c e i v e t h e s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e s t h a t w i l l a d m i t t h e m i n t o t h e v o t i n g a r e a d u r i n g t h e B u s i n e s s M e e t i n g . T r a n s f e r r i n g V o t i n g C a r d t o N o n - D e s i g n a t e d l n d i v i d u a l s N o t A l l o w e d . T h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d m a y b e t r a n s f e r r e d f r e e l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s , b u t a I t o n l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s . l f t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s f i n d t h e m s e l v e s u n a b l e t o a t t e n d t h e B u s i n e s s M e e t i n g , t h e y m a y n o f t r a n s f e r t h e v o t i n g c a r d t o a n o t h e r c i t y o f f i c i a l . . S e a t i n g P r o t o c o l d u r i n g G e n e r a l A s s e m b l y . A t t h e B u s i n e s s M e e t i n g , i n d i v i d u a l s w i t h t h e v o t i n g c a r d w i l l s i t i n a s e p a r a t e a r e a . A d m i s s i o n t o t h i s a r e a w i l l b e l i m i t e d t o t h o s e i n d i v i d u a l s w i t h a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e i d e n t i f y i n g t h e m a s a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e r n a t e . l f t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s w i s h t o s i t t o g e t h e r , t h e y m u s t s i g n i n a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k a n d o b t a i n t h e s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r b a d g e s . T h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k , l o c a t e d i n t h e c o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n a r e a o f t h e S a c r a m e n t o C o n v e n t i o n C e n t e r , w i l l b e o p e n a t t h e f o l l o w i n g t i m e s : W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 2 2 , 8 : 0 0 a ' m ' - 6 : 0 0 p . m . ; T h u r s d a y , S e p t e m b e r 2 3 , 7 : O O a . m . - 4 : 0 0 p . m . ; a n d F r i d a y , S e p t e m b e r 2 4 , 7 : 3 0 a . m . - 1 1 : 3 d a . m . T h e V o i i n g D e l e g a t e D e s k w i l l a l s o b e o p e n a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g o n F r i d a y , b u t w i l l b e c l o s e d d u r i n g r o l l c a l l s a n d v o t i n g . T h e v o t i n g p r o c e d u r e s t h a t w i l l b e u s e d a t t h e c o n f e r e n c e a r e a t t a c h e d t o t h i s m e m o . P l e a s e s h a r e t h e é e p r o c e d u r e s a n d t h i s m e m o w i t h y o u r c o u n c i l a n d e s p e c i a l l y w i t h t h e i n d i v i d u a l s t h a t y o u r c o u n c i l d e s i g n a t e s a s y o u r c i t y ' s v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s . O n c e a g a i n , t h a n k y o u f o r c o m p l e t i n g t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e f o r m a n d r e t u r n i n g i t t o t h e L e a é u e ' s o f f i c e - b y W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 1 5 . l f y o u h a v e q u e s t i o n s , p l e a s e c a l l D a r l a Y a c u b a t ( 9 1 6 ) 6 5 8 - 8 2 5 4 . A t t a c h m e n t s : . A n n u a l C o n f e r e n c e V o t i n g P r o c e d u r e s . V o t i n g D e l e g a t e / A l t e r n a t e F o r m t þ L E A G U E O I C A L f I O R N f A N a m e : T i t l e : N a m e M a y o r o r C i t y C l e r k C I T I E S 2 0 2 1 A N N U A T C O N F E R E N C E v o T r N G D E T E G A T E / A T T E R N A T E F O R M P l e a s e c o m p l e t e t h i s f o r m a n d r e t u r n ¡ t t o C a l C i t i e s o f f i c e b y W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 1 5 , 2 0 2 1 . F o r m s n o t s e n t b y t h i s d e a d l i n e m a y b e s u b m i t t e d t o t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k l o c a t e d i n t h e A n n u a l C o n f e r e n c e R e g i s t r a t i o n A r e a . Y o u r c i t y c o u n c i l m a y d e s i g n a t e o n e v o t i , n g d e l e s a t e a n d u p t o t w o a l t e r n a t e s T o v o t e a t t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t ¡ n g ( G e n e r a l A s s e m b l y ) , v o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s m u s t b e d e s i g n a t e d b y y o u r c i t y c o u n c i l . P l e a s e a t t a c h t h e c o u n c i l r e s o l u t i o n a s p r o o f o f d e s i g n a t i o n . A s a n a l t e r n a t i v e , t h e M a y o r o r C i t y C l e r k m a y s i g n t h i s f o r m , a f f i r m i n g t h a t t h e d e s i g n a t i o n r e f l e c t s t h e a c t i o n t a k e n b y t h e c o u n c i l . P l e a s e n o t e : V o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s w i l l b e s e a t e d i n a s e p a r a t e a r e a a t t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g . A d m i s s i o n t o t h i s d e s i g n a t e d a r e a w i l l b e l i m i t e d t o ¡ n d ¡ v i d u a l s ( v o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s ) w h o a r e i d e n t i f i e d w i t h a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r c o n f e r e n c e b a d g e . T h i s s t i c k e r c a n b e o b t a i n e d o n l y a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k . 1 . V O T I N G D E L E G A T E N a m e : T i t l e : 2 . V O T I N G D E T E G A T E - A L T E R N A T E 3 . V O T I N G D E L E G A T E . A T T E R N A T E P T E A S E A T T A C H C O U N C I T R E S O L U T I O N D E S ¡ G N A T I N G V O T ¡ N G D E L E G A T E A N D A L T E R N A T E S O R A T T E S T : t a f f i r m t h a t t h e i n f o r m a t i o n p r o v i d e d r e f l e c t s a c t ¡ o n b y t h e c i t y c o u n c i l t o d e s i g n a t e t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e ( s ) . N a m e : T i t l e : E m a i l D a t e P h o n e ( c i r c l e o n e ) ( s i g n a t u r e ) D l a l c a ¡ n m n l a t a r n r l r a l r ¡ h r r W e d n e s d ¡ w Q a n t o r r r h a r 1 E ) ? D 1 i ¡ . r n D a r l a Y a c u b , A s s i s t a n t t o t h e A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s D i r e c t o r E - m a i l : d y a c u b @ c a c i t i e s . o r g P h o n e : ( 9 1 6 ) 6 5 8 - 8 2 5 4 G I T Y f f i L E A G U E O } : C A I , t t ) O R N I i \ I , ) a J C I T I Ë S A n n u a l C o n f e r e n c e V o t i n g P r o c e d u r e s O n e C i t y O n e V o t e . E a c h m e m b e r c i t y h a s a r i g h t t o c a s t o n e v o t e o n m a t t e r s p e r t a i n i n g t o C a l C i t i e s p o l i c y . D e s i g n a t i n g a C i t y V o t i n g R e p r e s e n t a t i v e . P r i o r t o t h e A n n u a l C o n f e r e n c e , e a c h c i t y c o u n c i l m a y d e s i g n a t e a v o t i n g d e l e g a t e a n d u p t o t w o a l t e m a t e s ; t h e s e i n d i v i d u a l s a r e i d e n t i f i e d o n t h e V o t i n g D e l e g a t e F o r m p r o v i d e d t o t h e C a l C i t i e s C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . R e g i s t e r i n g w i t h t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . T h e v o t i n g d e l e g a t e , o r a l t e m a t e s , m a y p i c ú u p t h e i i t y ' s v o t i n g c a r d a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k i n t h e c o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n à r e a . V o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s m u s t s i g n i n a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k . H e r e t h e y w i l l r e c e i v e a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e a n d t h u s b e a d m i t t e d t o t h e v o t i n g a r e a a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g . S i g n i n g I n i t i a t e d R e s o l u t i o n P e t i t i o n s . O n l y t h o s e i n d i v i d u a l s w h o a r e v o t i n g d e l e g a t e s ( o i a l t e r n a t e s ) , a n d w h o h a v e p i c k e d u p t h e i r c i t y ' s v o t i n g c a r d b y p r o v i d i n g a s i g n a t u r e t o t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k , m a y s i g n p e t i t i o n s t o i n i t i a t e a r e s o l u t i o n . V o t i n g . T o c a s t t h e c i t y ' s v o t e , a c i t y o f Ï i c i a l m u s t h a v e i n t h e i r p o s s e s s i o n t h e c i t y ' s v o t i n g c a r d a ã d b e r e g i s t e r e d w i t h t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . T h e v o t i n g c a r d m a y b e t r a n s f e r r e d f r e e l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e m a t e s , b u t m a y n o t b e t r a n s f e r r e d t o a n o t h e r c i t y o f f i c i a l w h o i s n e i t h e r a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e m a t e . V o t i n g A r e a a t B u s i n e s s M e e t i n g . A t t h e B u s i n e s s M e e t i n g , i n d i v i d u a l s w i t h a v o t i n g c a r d w i l l s i t i n a d e s i g n a t e d a r e a . A d m i s s i o n w i l l b e l i m i t e d t o t h o s e i n d i v i d u a l s w i t h a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e i d e n t i f y i n g t h e m a s a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e m a t e . R e s o l v i n g D i s p u t e s . I n c a s e o f d i s p u t e , t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e w i l l d e t e r m i n e t h e v a l i d i t y o i s i g n a t u r e s o n p e t i t i o n e d r e s o l u t i o n s a n d t h e r i g h t o f a c i t y o f f i c i a l t o v o t e a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g . 4 5 6 . 7