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HomeMy WebLinkAbout072120-08.1þ L E A C T J E T ) I ì C A L I I - O R N I A C I T I E S J u n e 3 0 , 2 0 2 0 T O : M a y o r s , C i t y M a n a g e r s a n d C i t y C l e r k s D E S I G N A T I O N O F V O T I N G D E L E G A T E S A N D A L T E R N A T E S L e a g u e o f C a l i f o r n i a C i t i e s A n n u a l C o n f e r e n c e & E x p o - O c t o b e r 7 - 9 o 2 0 2 0 T h e L e a g u e ' s 2 0 2 0 A n n u a l C o n f e r e n c e & E x p o i s s c h e d u l e d f o r O c t o b e r 7 - 9 . A n i m p o r t a n t p a r t o f t h e A n n u a l C o n f e r e n c e i s t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g ( d u r i n g G e n e r a l A s s e m b l y ) o n F r i d a y , O c t o b e r 9 . A t t h i s m e e t i n g , t h e L e a g u e m e m b e r s h i p c o n s i d e r s a n d t a k e s a c t i o n o n r e s o l u t i o n s t h a t e s t a b l i s h L e a g u e p o l i c y . I n o r d e r t o v o t e a t t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g , y o u r c i t y c o u n c i l m u s t d e s i g n a t e a v o t i n g d e l e g a t e . Y o u r c i t y m a y a l s o a p p o i n t u p t o t w o a l t e r n a t e v o t i n g d e l e g a t e s , o n e o f w h o m m a y v o t e i n t h e e v e n t t h a t t h e d e s i g n a t e d v o t i n g d e l e g a t e i s u n a b l e t o s e r v e i n t h a t c a p a c i t y . P l e a s e c o m p l e t e t h e a t t a c h e d V o t i n g D e l e g a t e f o r m a n d r e t u r n i t t o t h e L e a g u e ' s o f f i c e n o l a t e r t h a n W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 3 0 . T h i s w i l l a l l o w u s t i m e t o e s t a b l i s h v o t i n g d e l e g a t e / a l t e r n a t e r e c o r d s p r i o r t o t h e c o n f e r e n c e . P l e a s e n o t e t h e f o l l o w i n g p r o c e d u r e s a r e i n t e n d e d t o e n s u r e t h e i n t e g r i t y o f t h e v o t i n g p r o c e s s a t t h e A n n u a l B u s i n e s s M e e t i n g . T h e s e p r o c e d u r e s a s s u m e t h a t t h e c o n f e r e n c e w i l l b e h e l d i n - a t t h e B e a c h C o n v e n t i o n C e n t e r a s C o u n c i l A c t i o n A d v i s e d b y A u g u s t 3 L , 2 O 2 O T O W N O F D A N V I L L E R E C E I V E D j u l 0 6 2 0 2 A D A i l i ï t f f : ä î i ì f f ' å ï , ^ R E l n n e w p r o v i d e d . a a A c t i o n b y C o u n c i l R e q u i r e d . C o n s i s t e n t w i t h L e a g u e b y l a w s , a c i t y ' s v o t i n g d e l e g a t e a n d u p t o t w o a l t e r n a t e s m u s t b e d e s i g n a t e d b y t h e c i t y c o u n c i l . V / h e n c o m p l e t i n g t h e a t t a c h e d V o t i n g D e l e g a t e f o r m , p l e a s e a t t a c h e i t h e r a c o p ) ¡ o f t h e c o u n c i l r e s o l u t i o n t h a t r e f l e c t s t h e c o u n c i l a c t i o n t a k e n . o r h a v e ] ¡ o u r c i t ) ¡ c l e r k o r m a y o r s i g n t h e f o r m a f f , r r m i n g t h a t t h e n a m e s p r o v i d e d a r e t h o s e s e l e c t e d b y t h e c i t y c o u n c i l . P l e a s e n o t e t h a t d e s i s n a t i n s t h e v o t i n s d e l e e a t e a n d a l t e r n a t e s m u s t b e d o n e b y c i t y c o u n c i l a c t i o n a n d c a n n o t b e a c c o m p l i s h e d b y i n d i v i d u a l a c t i o n o f t h e m a y o r o r c i t y m a n a g e r a l o n e C o n l ' e r e n c e R e g i s t r a t i o n R e q u i r e d . ' f h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s m u s t b e r e g i s t e r e d t o a t t e n d t h e c o n f e r e n c e . T h e y n e e d n o t r e g i s t e r f o r t h e e n t i r e c o n f e r e n c e ; t h e y m a y r e g i s t e r f o r F r i d a y o n l y . C o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n w i l l o p e n b y t h e e n d o f J u l y a t r . r , r v r v . c a c i t i e s . o r g . I n o r d e r t o c a s t a v o t e , a t l e a s t o n e v o t e r m u s t b e p r e s e n t a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g a n d i n p o s s e s s i o n o f t h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d . V o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e r n a t e s n e e d t o p i c k u p t h e i r c o n f e r e n c e b a d g e s b e f o r e s i g n i n g i n a n d p i c k i n g u p t h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k . T h i s w i l l e n a b l e t h e m t o r e c e i v e t h e 1 4 0 0 K S t r e e t , S u i t e 4 0 0 , S a c r a m e n t o , C A 9 5 8 1 4 - 3 9 1 6 | w w w . c a c i t i e s . o r g I { 9 1 6 } 6 5 8 - 8 2 0 0 s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e s t h a t w i l l a d m i t t h e m i n t o t h e v o t i n g a r e a d u r i n g t h e B u s i n e s s M e e t i n g . T r a n s f e r r i n g V o t i n g C a r d t o N o n - D e s i g n a t e d I n d i v i d u a l s N o t A l l o w e d . T h e v o t i n g d e l e g a t e c a r d m a y b e t r a n s f e r r e d f r e e l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s , b u t o n l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s . I f t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s f i n d t h e m s e l v e s u n a b l e t o a t t e n d t h e B u s i n e s s M e e t i n g , t h e y m a y n o t t r a n s f e r t h e v o t i n g c a r d t o a n o t h e r c i t y o f f i c i a l . S e a t i n g P r o t o c o l d u r i n g G e n e r a l A s s e m b l y . A t t h e B u s i n e s s M e e t i n g , i n d i v i d u a l s w i t h t h e v o t i n g c a r d w i l l s i t i n a s e p a r a t e a r e a . A d m i s s i o n t o t h i s a r e a w i l l b e l i m i t e d t o t h o s e i n d i v i d u a l s w i t h a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e i d e n t i f y i n g t h e m a s a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e r n a t e . I f t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e s w i s h t o s i t t o g e t h e r , t h e y m u s t s i g n i n a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k a n d o b t a i n t h e s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r b a d g e s . T h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k , l o c a t e d i n t h e c o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n a r e a o f t h e L o n g B e a c h C o n v e n t i o n C e n t e r , w i l l b e o p e n a t t h e f o l l o w i n g t i r n e s : W e d n e s d a y , O c t o b e r 7 , 8 : 0 0 a . m . - 6 : 0 0 p . m . ; T h u r s d a y , O c t o b e r 8 , 7 : 0 0 a . m . - 4 : 0 0 p . m . ; a n d F r i d a y , O c t o b e r 9 , 7 : 3 0 a . m . - l 1 : 3 0 a . m . . T h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k w i l l a l s o b e o p e n a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g o n F r i d a y , b u t w i l l b e c l o s e d d u r i n g r o l l c a l l s a n d v o t i n g . T h e v o t i n g p r o c e d u r e s t h a t w i l l b e u s e d a t t h e c o n f e r e n c e a r e a t t a c h e d t o t h i s m e m o . P l e a s e s h a r e t h e s e p r o c e d u r e s a n d t h i s m e m o w i t h y o u r c o u n c i l . a n d e s p e c i a l l y w i t h t h e i n d i v i d u a l s t h a t y o u r c o u n c i l d e s i g n a t e s a s y o u r c i t y ' s v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e m a t e s . O n c e a g a i n , t h a n k y o u f o r c o m p l e t i n g t h e v o t i n g d e l e g a t e a n d a l t e r n a t e f o r m a n d r e t u r n i n g i t t o t h e L e a g u e ' s o f f i c e b y W e d n e s d a y , S e p t e m b e r 3 0 . I f y o u h a v e q u e s t i o n s , p l e a s e c a l l D a r l a Y a c u b a t ( 9 1 6 ) 6 5 8 - 8 2 5 4 . A t t a c h m e n t s : o A n n u a l C o n f e r e n c e V o t i n g P r o c e d u r e s r V o t i n g D e l e g a t e / A l t e r n a t e F o r m a a l \ s L E A G U E O I : C A I I T O R N I A C I T I E S A n n u a l C o n f e r e n c e V o t i n g P r o c e d u r e s O n e C i t y O n e V o t e . E a c h m e m b e r c i t y h a s a r i g h t t o c a s t o n e v o t e o n m a t t e r s p e r t a i n i n g t o L e a g u e p o l i c y . D e s i g n a t i n g a C i t y V o t i n g R e p r e s e n t a t i v e . P r i o r t o t h e A n n u a l C o n f e r e n c e , e a c h c i t y c o u n c i l m a y d e s i g n a t e a v o t i n g d e l e g a t e a n d u p t o t w o a l t e r n a t e s ; t h e s e i n d i v i d u a l s a r e i d e n t i f i e d o n t h e V o t i n g D e l e g a t e F o r m p r o v i d e d t o t h e L e a g u e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . R e g i s t e r i n g w i t h t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . T h e v o t i n g d e l e g a t e , o r a l t e m a t e s , m a y p i c k u p t h e c i t y ' s v o t i n g c a r d a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k i n t h e c o n f e r e n c e r e g i s t r a t i o n a r e a . V o t i n g d e l e g a t e s a n d a l t e m a t e s m u s t s i g n i n a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k . H e r e t h e y w i l l r e c e i v e a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e a n d t h u s b e a d m i t t e d t o t h e v o t i n g a r e a a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g . S i g n i n g I n i t i a t e d R e s o l u t i o n P e t i t i o n s . O n l y t h o s e i n d i v i d u a l s w h o a r e v o t i n g d e l e g a t e s ( o r a l t e r n a t e s ) , a n d w h o h a v e p i c k e d u p t h e i r c i t y ' s v o t i n g c a r d b y p r o v i d i n g a s i g n a t u r e t o t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e a t t h e V o t i n g D e l e g a t e D e s k , m a y s i g n p e t i t i o n s t o i n i t i a t e a r e s o l u t i o n . V o t i n g . T o c a s t t h e c i t y ' s v o t e , a c i t y o f f i c i a l m u s t h a v e i n h i s o r h e r p o s s e s s i o n t h e c i t y ' s v o t i n g c a r d a n d b e r e g i s t e r e d w i t h t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e . T h e v o t i n g c a r d m a y b e t r a n s f e r r e d f r e e l y b e t w e e n t h e v o t i n g d e l e g à t e a n d a l t e r n a t e s , b u t m a y n o t b e t r a n s f e r r e d t o a n o t h e r c i t y o f f i c i a l w h o i s n e i t h e r a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e m a t e . V o t i n g A r e a a t B u s i n e s s M e e t i n g . A t t h e B u s i n e s s M e e t i n g , i n d i v i d u a l s w i t h a v o t i n g c a r d w i l l s i t i n a d e s i g n a t e d a r e a . A d m i s s i o n w i l l b e l i m i t e d t o t h o s e i n d i v i d u a l s w i t h a s p e c i a l s t i c k e r o n t h e i r n a m e b a d g e i d e n t i $ r i n g t h e m a s a v o t i n g d e l e g a t e o r a l t e r n a t e . R e s o l v i n g D i s p u t e s . ú r c a s e o f d i s p u t e , t h e C r e d e n t i a l s C o m m i t t e e w i l l d e t e r m i n e t h e v a l i d i t y o f s i g n a t u r e s o n p e t i t i o n e d r e s o l u t i o n s a n d t h e r i g h t o f a c i t y o f f i c i a l t o v o t e a t t h e B u s i n e s s M e e t i n g . 1 2 . a J 4 5 6 . 7 1 4 0 0 K S t r e e t , S u i t e 4 0 0 , S a c r a m e n t o , C A 9 5 8 1 . 4 - 3 9 1 6 | w w w . c a c i t i e s , o r g | { 9 1 6 } 6 5 8 - 8 2 0 0