Loading...
HomeMy WebLinkAbout050520-08.1b l - t T t r J t - [ T l m 7 8 . 1 _ A D M I N I S T R A T I V E S T A F F R E P O R T T O : M a y o r a n d T o w n C o u n c i l l ù . f . a y 5 , 2 0 2 0 S U B I E C T z 2 0 2 0 / 2 1 L i b r a r y S e r v i c e s B A C I C G R O U N D T h e D a n v i l l e L i b r a r y w a s b u i l t b y t h e T o w n i n 1 9 9 6 a n d o p e r a t e s a s o n e o f t h e 2 6 b r a n c h e s i n t h e C o n t r a C o s t a C o u n t y L i b r a r y s y s t e m . T h e D a n v i l l e L i b r a r y c u r r e n t l y o p e r a t e s M o n d a y t h r o u g h S u n d a y , 6 0 h o u r s p e r w e e k . T h e C o u n t y L i b r a r y f u n d s 3 5 b a s e h o u r s o f s e r v i c e t h r o u g h p r o p e r t y t a x e s c o l l e c t e d b y t h e s y s t e m , w h i l e t h e T o w n f u n d s a n a d d i t i o n a l 2 5 h o u r s o f s e r v i c e t h r o u g h i t s G e n e r a l F u n d . T h e c o s t o f t h e 2 5 s u p p l e m e n t a r y h o u r s o f s e r v i c e f u n d e d t h r o u g h t h e T o w n ' s G e n e r a l F u n d i s f i 2 1 3 , 9 8 4 f o r 2 0 1 9 / 2 0 a n d w a s i n i t i a l l y p r o p o s e d t o i n c r e a s e t o $ 2 3 0 , 0 3 8 f o r 2 0 2 0 / 2 1 . T h e 6 0 h o u r s o f s e r v i c e i s t h e m a x i m u m n u m b e r o f h o u r s p r o v i d e d t h r o u g h a n y o f t h e 2 6 b r a n c h l i b r a r i e s i n C o n t r a C o s t a C o u n t y . T h e D a n v i l l e L i b r a r y a l s o b e n e f i t s f r o m o u t s t a n d i n g c o Í u n u n i t y s u p p o r t p r o v i d e d b y t h e F r i e n d s o f t h e D a n v i l l e L i b r a r y a n d t h e D a n v i l l e L i b r a r y F o u n d a t i o n . D I S C U S S I O N L i k e o t h e r s e c t o r s o f t h e e c o n o m y , l o c a l g o v e r n m e n t o p e r a t i o n s a r e b e i n g s i g n i f i c a n t l y i m p a c t e d b y t h e c u r r e n t C O V I D - 1 9 p a n d e m i c . W h i l e t h e T o w n h a s t a k e n s t e p s n e c e s s a r y t o r e d u c e o p e r a t i n g c o s t s f o r t h e b a l a n c e o f t h e c u r r e n t f i s c a l y e a r t h a t r u n s t h r o u g h J u n e 3 0 , p l a n n i n g i s n o w w e l l u n d e r w a y f o r d e v e l o p i n g t h e 2 0 2 0 / 2 1 . O p e r a t i n g B u d g e t . T h e T o w n C o u n c i l w i l l b e r e v i e w i n g d r a f t b u d g e t s c e n a r i o s i n d e t a i l b e g i n n i n g i n l a t e M a y , w i t h t h e g o a l o f a d o p t i n g a b u d g e t b y t h e J u n e 3 0 d e a d l i n e . H o w e v e r , t h e C o u n t y L i b r a r y h a s a d v i s e d t h e T o w n t h a t a d e c i s i o n o n h o w t o p r o c e e d w i t h s u p p l e m e n t a l o p e r a t i n g h o u r s l o r 2 0 2 0 / 2 L i s n e e d e d p r i o r t o T o w n c o n s i d e r a t i o n o f t h e e n t i r e 2 0 2 0 / 2 1 , b u d g e t . s i g n i f i c a n t l y a f f e c t t h e b u d g e t p r o c e s s f o r 2 0 2 0 / 2 1 . a n d b e y o n d . S a l e s T a x , G a s T a x , M e a s u r e f , T r a n s i e n t O c c u p a n c y T a x a n d P a r k s a n d R e c r e a t i o n F e e s a n d C h a r g e s a r e a m o n g t h e T o w n r e v e n u e s e x p e c t e d t o b e i m p a c t e d . A t p r e s e n t , s t a f f i s d e v e l o p i n g s c e n a r i o s f o r s e r v i c e a n d e x p e n d i t u r e a d j u s t m e n t s t o o f f s e t r e v e n u e r e d u c t i o n s o f $ 3 . 5 , $ 5 . 3 a n d $ 7 . 5 m i l l i o n . T h e r e c o n t i n u e t o b e a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f v a r i a b l e s a n d u n k n o w n s , a n d t h e b u d g e t p r o c e s s f o r t h e u p c o m i n g y e a r i s e x p e c t e d t o i n c l u d e n u m e r o u s c h e c k - i n s a n d f o r u p d a t e s t o e n s u r e t h a t s e r v i c e d e l i v e r y c o n t i n u e s t o o p e r a t e w i t h i n t h e T o w n ' s f i n a n c i a l m e a n s . O p t i o n s f q r 2 0 2 0 / 2 1 . L i b r a r y S e r v i c e s A l l C o u n t y I i b r a r y b r a n c h e s a r e c u r r e n t l y c l o s e d . R e - o p e n i n g i n v o l v e s a n u m b e r o f u n k n o w n s r e l a t e d t o t i m i n g , a n d t h e t y p e a n d e x t e n t o f s e r v i c e s t h a t w i l l b e a v a i l a b l e . B o t h p h y s i c a l c h a n g e s t o t h e b u i l d i n g a n d o p e r a t i o n a l c h a n g e s w i l l b e r e q u i r e d i n o r d e r t o i n c r e a s e s o c i a l d i s t a n c i n g a n d p r o t e c t p a t r o n s a n d s t a f f . O p e r a t i o n a l c h a n g e s c o u l d r a n g e f r o m h a v i n g n o o r l i m i t e d p u b l i c a c c e s s t o t h e b u i l d i n g , t o o p e r a t i n g w i t h m o r e l i m i t e d p u b l i c a c c e s s b y c u r t a i l i n g s e a t i n g , u s e o f p u b l i c m e e t i n g s p a c e s e t c . T h e s e d e c i s i o n s m a y o c c u r i n s t a g e s a n d a r e e x p e c t e d t o i m p a c t t h e a b i l i t y o f s o m e l i b r a r y p a t r o n s t o u t i l i z e t h e L i b r a r y i n w a y s t h a t h a v e p r e v i o u s l y b e e n p o s s i b l e . D u e t o t h e s e u n c e r t a i n t i e s , f o r t h e b a l a n c e o Í 2 0 1 9 / 2 0 ( A p r i l 7 - J u n e 3 0 ) t h e T o w n w i l l n o t b e c h a r g e d f o r t h e 2 5 s u p p l e m e n t a l h o u r s o f s e r v i c e o n c e t h e l i b r a r y r e - o p e n s . T h i s w i l l r e d u c e t h e T o w n ' s 2 0 1 9 / 2 0 G e n e r a l F u n d c o s t b y a p p r o x i m a t e l y $ 5 2 , 0 0 0 . I n p l a n n i n g f o r 2 0 2 0 / 2 1 , , t h e C o u n t y L i b r a r y i s c o n s i d e r i n g h o w t o d e l i v e r s e r v i c e s i n l i g h t o f t h e p r e v i o u s l y d e s c r i b e d o p e r a t i o n a l c h a n g e s , t h e n u m b e r o f b r a n c h e s t h a t t h e y o p e r a t e a n d t h e n u m b e r o f s u p p l e m e n t a l h o u r s t h a t i n d i v i d u a l c i t i e s a r e f u n d i n g . T h i s t r a n s l a t e s t o f o r e c a s t i n g s t a f f i n g n e e d s a n d c o s t s . S t a f f i n g c h a n g e s m u s t f o l l o w a p r e s c r i b e d p r o c e s s a n d b e c o m m u n i c a t e d t o a f f e c t e d e m p l o y e e g r o u p s w i t h i n c e r t a i n t i m e l i n e s . B e c a u s e o f t h e w a y t h a t S u n d a y h o u r s a r e s t a f f e d , t h e C o u n t y L i b r a r y h a s d e c i d e d t o d i s c o n t i n u e S u n d a y h o u r s a t a l l b r a n c h e s . A l l c i t i e s t h a t a r e c u r r e n t l y f u n d i n g s u p p l e m e n t a l h o u r s w i l l h a v e t w o s e r v i c e d e l i v e r y o p t i o n s t o c o n s i d e r f o r 2 0 2 0 / 2 1 . T h e y a r e : 1 ) c o n t i m r e t o f u n c l t h e c u r r e n t m r m b e r o f s u p p l e m e n t a l h o u r s m i m r s S u n c l a y h o n r s : o r 2 ) o p e r a t e f o r 3 5 h o u r s p e r w e e k . F o r D a n v i l l e , O p t i o n L - 5 6 h o u r s o f s e r v i c e w o u l d r e d u c e G e n e r a l F u n d c o s t s f r o m $ 2 3 0 , 0 3 8 t o f i 2 0 2 , 8 3 8 , a s a v i n g s o Í f i 2 7 , 2 0 0 . O p t i o n 2 - 3 5 h o u r s o f s e r v i c e w o u l d r e d u c e G e n e r a l F u n d c o s t s f r o m $ 2 3 0 , 8 3 8 t o $ 0 . S h o u l d t h e T o w n o p t f o r 5 6 h o u r s o f o p e r a t i o n , i t w i l l b e p o s s i b l e t o r e - c o n s i d e r h o w o p e r a t i o n s a r e p r o g r e s s i n g a n d t o c o n s i d e r r e d u c i n g s e r v i c e t o 3 5 h o u r s a t m i d - y e a r ( D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 0 ) . T o w n C o u n c i l d i r e c t i o n i s s o u g h t a s t o w h e t h e r t o p l a n f o r 3 5 h o u r s o r 5 6 h o u r s o f s e r v i c e O p e r a t i n g B u d g e t P U B L I C C O N T A C T P o s t i n g o f t h e m e e t i n g a g e n d a s e r v e s a s n o t i c e t o t h e g e n e r a l p u b l i c . 2 2 0 2 0 / 2 1 , L i b r a r y S e r v i c e s I Ù l f . a y 5 , 2 0 2 0 F I S C A L I M P A C T P o t e n t i a l G e n e r a l F u n d s a v i n g s r a n g i n g f r o m 9 2 7 , 2 0 0 t o $ 2 3 0 , 8 3 8 . A c t u a l s a v i n g s w i l l b e d e t e r m i n e d u p o n c o n s i d e r a t i o n a n d a d o p t i o n o f t h e 2 0 2 0 / 2 1 . O p e r a t i n g B u d g e t . R E C O M M E N D A T I O N P r o v i d e d i r e c t i o n t o T o w n s t a f f r e g a r d i n g i n c l u s i o n o f S u p p l e m e n t a r y L i b r a r y h o u r s i n t h e d r a f t D a n v i l l e 2 0 2 0 / 2 l O p e r a t i n g B u d g e t . P r e p a r e d a n d R e v i e w e d b y : J o s e p h C a l a b r i g o T o w n M a n a g e r 3 2 0 2 0 / 2 1 , L i b r a r y S e r v i c e s I Ù l 4 a y 5 , 2 0 2 0