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HomeMy WebLinkAbout042-2018R E S O L U T I O N N O . 4 2 - 2 0 1 8 A M E N D I N G T H E D A N V I L L E T O W N C O U N C I L R U L E S O F P R O C E D U R E W H E R E A S , t h e D a n v i l l e T o w n C o u n c i l h a s a d o p t e d R u l e s o f P r o c e d u r e w h i c h g o v e r n t h e c o n d u c t o f T o w n C o u n c i l m e e t i n g s ; a n d W H E R E A S , t h o s e R u l e s o f P r o c e c l u r e h a v e b e e n r e v i e w e d a n d a m e n d e d a s n e c e s s a r y a n d a p p r o p r i a t e o v e r t h e y e a r s , t h e m o s t r e c e n t a r n e n d m e n t b e i n g i n 2 0 0 0 ; a n d W H E R E A S , t h e T o w n C o u n c i l l e q u e s t e d a r e v i e w o f t h e R u l e s o f P r o c e d u r e , w h i c h r e v i e w w a s c o m p l e t e d b y T o w n s t a f f ; a n d W H E R E A S , t h e p r o p o s e d a m e n d m e n t s t o t h e R u l e s o f P r o c e d u r e a d d r e s s c h a n g e s i n s t a t e l a w , c h a n g e s i n t e c h n o l o g y a n d c h a n g e s i n c o u n c i l p r a c t i c e ; n o w t h e r e f o r e , b e i t R E S O L V E D , t h a t t h e T o w n C o u n c i l a m e n d s t h e T o w n C o u n c i l R u l e s o f P r o c e d u r e , a s s h o w n i n a t t a c h e d E x h i b i t 1 t o t h i s r e s o l u t i o n . A P P R O V E D b y t h e D a n v i l l e T o w n C o u n c i l a t a r e g u l a r m e e t i n g o n A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 b y t h e f o l l o w i n g v o t e : A Y E S : A r n e r i c h , B l a c k w e l l , M o r g a n , S t e p p e r , S t o r e r N O E S : N o n e A B S T A I N E D : N o n e A B S E N T : N o n e A P P R O V E D A S T O F O R M : A T T E S T : C I T Y A T T O R N E Y C I T Y R D A N V I L L E T O W N C O U N C I L R U L E S O F P R O C E D U R E . 1 , . R E G U L A R M E E T I N G S . ( u ) T i m e . R e g u l a r m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l t y p i c a l l y b e h e l d o n t h e f i r s t a n d t h i r d T u e s d a y s o f e a c h m o n t h a t t h e h o u r o f 7 : 3 0 p . m . T h e T o w n C o u n c i l s h a l l n o t s c h e d u l e r e g u l a r m e e t i n g s u p o n a d a y d e s i g n a t e d a s a h o l i d a y o r a n e l e c t i o n d a y . T h e T o w n C o u n c i l s h a l l a n n u a l l y s e t t h e d a t e s f o r a l l r e g u l a r m e e t i n g s f o r t h e s u c c e e d i n g y e a r b y r e s o l u t i o n . ( b ) P l a c e . A l l r e g u l a r m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e h e l d i n t h e p l a c e d e s i g n a t e d b y o r d i n a n c e . ( . ) P u b l i c . A l l m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c ; p r o v i d e d , h o w e v e r , t h e T o w n C o u n c i l m a y h o l d c l o s e d s e s s i o n s a s p r o v i d e d b y t h e l a w s o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a . 2 . S T U D Y S E S S I O N S . T h e T o w n C o u n c i l s h a l l m e e t i n a s t u d y s e s s i o r y t y p i c a l l y o n t h e s e c o n d T u e s d a y o f e a c h m o n t h . T h e s e m e e t i n g s s h a l l t y p i c a l l y b e g i n a t 9 : 0 0 a . m . a n d b e h e l d a t t h e T o w n O f f i c e s a t 5 L 0 L a G o n d a W u y . T h e T o w n C o u n c i l s h a l l a n n u a l l y s e t t h e d a t e s f o r a l l s t u d y s e s s i o n s f o r t h e s u c c e e d i n g y e ñ b y r e s o l u t i o n . S t u d y s e s s i o n s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c a n d a g e n d a s s h a l l b e p o s t e d a s r e q u i r e d b y t h e R a l p h M . B r o w n A c t ( t h e " B r o w n A c t " ) . S t u d y s e s s i o n s s h a l l b e h e l d t o a l l o w t h e T o w n C o u n c i l t o c o n s i d e r t o p i c s f o r p o s s i b l e f u t u r e a c t i o n o r t o g a t h e r i n f o r m a t i o n o n t o p i c s o f i n t e r e s t t o t h e T o w n . N o a c t i o n s h a l l b e t a k e n o n i t e m s a p p e a r i n g o n a s t u d y s e s s i o n a g e n d a . 3 . A G E N D A R E V I E W T h e M a y o r a n d o n e C o u n c i l m e m b e r ( r o t a t i n g m o n t h l y ) w i l l a t t e n d t h e a g e n d a r e v i e w m e e t i n g a t 8 : 3 0 a . m . i n t h e T o w n O f f i c e s o n t h e d a y o f e a c h r e g u l a r l y s c h e d u l e d T o w n C o u n c i l m e e t i n g . T h e p u r p o s e o f t h i s m e e t i n g i s t o r e v i e w t h e a g e n d a a n d m e e t i n g p a c k e t w i t h t h e T o w n M a n a g e r , C i t y A t t o r n e y a n d r e p o r t a u t h o r s . 4 . S P E C I A L M E E T I N G S . A s p e c i a l m e e t i n g m a y b e c a l l e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e B r o w n A c t 1 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 E X H I B I T 1 . 5 . T E L E C O N F E R E N C I N G l f a m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l p a r t i c i p a t e s i n a T o w n C o u n c i l m e e t i n g v i a t e l e c o n f e r e n c e , t h e a g e n d a m u s t i n c l u d e t h e t e l e c o n f e r e n c e l o c a t i o n , b e a c c e s s i b l e t o t h e p u b l i c , a n d p r o v i d e a n o p p o r t u n i t y f o r m e m b e r s o f t h e p u b l i c t o a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l a t t h e t e l e c o n f e r e n c e l o c a t i o n . A l l v o t e s t a k e n d u r i n g a t e l e c o n f e r e n c e d m e e t i n g s h a l l b e b y r o l l c a l l . 6 . A G E N D A . T h e T o w n M a n a g e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a p p r o v i n g t h e p l a c e m e n t o f a l l i t e m s o n t h e a g e n d a f o r a l l C o u n c i l m e e t i n g s . I t e m s m a y b e a d d e d t o a n a g e n d a b y a m a j o r i t y o f t h e T o w n C o u n c i l a t a d u l y n o t i c e d m e e t i n g . T h e C i t y C l e r k s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r e n s u r i n g t h a t t h e d e s c r i p t i o n o f a g e n d a i t e m s c o n f o r m s t o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e B r o w n A c t a n d t h a t t h e a g e n d a i s p o s t e d a n d a l l m a t e r i a l s m a d e a v a i l a b l e t o t h e T o w n C o u n c i l , T o w n s t a f f a n d t h e p u b l i c a t l e a s t 7 2 h o u r s i n a d v a n c e o f a l l m e e t i n g s . T h e a g e n d a s h a l l b e p o s t e d a t t h e D a n v i l l e T o w n O f f i c e s , 5 1 0 L a G o n d a W a y a n d o n t h e T o w n ' s w e b s i t e . I n t h e e v e n t t h a t m a t e r i a l s r e l a t e d t o a n y i t e m o n t h e a g e n d a a r e r e c e i v e d b y t h e T o w n a f t e r t h e a g e n d a i s p o s t e d , t h e C i t y C l e r k s h a l l m a k e t h e m a v a i l a b l e t o t h e T o w n C o u n c i l a n d t h e p u b l i c a s r e q u i r e d b y G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 4 9 5 7 . 5 . A s r e q u i r e d b y t h a t s t a t u t e , t h e p l a c e w h e r e s u c h r e c o r d s m a y b e v i e w e d b y t h e p u b l i c s h a l l b e t h e T o w n O f f i c e s a t 5 1 0 L a G o n d a W a y . P e r s o n s w h o w i s h t o r e c e i v e c o p i e s o f t h e r e g u l a r m e e t i n g a g e n d a b y m a i l m a y d o s o b y s u b m i t t i n g a w r i t t e n r e q u e s t t o t h e C i t y C l e r k a n d p a y i n g a f e e a s e s t a b l i s h e d i n t h e T o w n ' s M a s t e r F e e S c h e d u l e . 7 . T H E P R E S I D I N G O F F I C E R . T h e M a y o r s h a l l p r e s i d e a t a l l T o w n C o u n c i l m e e t i n g s a n d p e r f o r m s u c h o t h e r d u t i e s c o n s i s t e n t w i t h t h e o f f i c e a s m a y b e i m p o s e d b y t h e T o w n C o u n c i l . T h e M a y o r s h a l l b e r e c o g n i z e d a s t h e o f f i c i a l h e a d o f t h e T o w n f o r a l l c e r e m o n i a l p u r p o s e s , b y t h e c o u r t s f o r t h e p u r p o s e o f s e r v i n g c i v i l p r o c e s s a n d b y t h e G o v e r n o r f o r m i l i t a r y p u r p o s e s . T h e M a y o r s h a l l p r e s e r v e s t r i c t o r d e r a n d d e c o r u m a t a l l r e g u l a r a n d s p e c i a l m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l . T h e M a y o r m a y a n n o u n c e s p e c i a l r u l e s f o r t h e c o n s i d e r a t i o n o f a p a r t i c u l a r i t e m o n t h e a g e n d a , s u c h a s , b u t n o t l i m i t e d t o , t h e l e n g t h o f t i m e P e r s o n s m a y s p e a k , r e q u i r e t h a t , i f d e s i r a b l e , a s p o k e s m a n a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l o n b e h a l f o f a g r o u p o f p e r s o n s a n d , i n t h e e v e n t o f a h e a r i n g , p r o v i d e t i m e f o r a r g u m e n t s a n d r e b u t t a l s f r o m p r o p o n e n t s a n d o p p o n e n t s . T h e M a y o r s h a l l s t a t e e v e r y q u e s t i o n c o m i n g b e f o r e t h e T o w n C o u n c i l , c a l l f o r t h e v o t e , a r ì n o u n c e t h e d e c i s i o n o f t h e T o w n C o u n c i l o n a l l s u b j e c t s a n d d e c i d e a l l q u e s t i o n s o f o r d e r , s u b j e c t , h o w e v e r , t o a n a p p e a l t o t h e T o w n C o u n c i l , i n 2 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 w h i c h e v e n t a m a j o r i t y v o t e o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l g o v e r h a n d c o n c l u s i v e l y d e t e r m i n e s u c h q u e s t i o n o f o r d e r . T h e M a y o r s h a l l s i g n a l l o r d i n a n c e s a n d r e s o l u t i o n s a d o p t e d b y t h e T o w n C o u n c i l d u r i n g t h e M a y o r ' s t e r m o f o f f i c e . I n t h e e v e n t o f t h e a b s e n c e o f t h e M a y o r , t h e V i c e M a y o r s h a l l s i g n o r d i n a n c e s a n d r e s o l u t i o n s a s t h e n a d o p t e d . 8 . C A L L T O O R D E R . T h e M a y o r , o r i n t h e M a y o r ' s a b s e n c e , t h e V i c e M a y o r , s h a l l t a k e t h e c h a i r p r e c i s e l y a t t h e h o u r a p p o i n t e d f o r t h e m e e t i n g , a n d s h a l l i m m e d i a t e l y c a l l t h e T o w n C o u n c i l t o o r d e r . I n t h e a b s e n c e o f t h e M a y o r o r V i c e M a y o r , t h e C i t y C l e r k s h a l l c a l l t h e T o w n C o u n c i l t o o r d e r w h e r e u p o n a t e m p o r a r y c h a i r m a n s h a l l b e e l e c t e d b y t h e m e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l p r e s e n t . U p o n t h e a r r i v a l o f t h e M a y o r o r V i c e M a y o r , t h e t e m p o r a r y c h a i r m a n s h a l l i m m e d i a t e l y r e l i n q u i s h t h e c h a i r u p o n t h e c o n c l u s i o n o f t h e b u s i n e s s i m m e d i a t e l y b e f o r e t h e T o w n C o u n c i l . 9 . A T T E N D A N C E . B e f o r e p r o c e e d i n g w i t h t h e b u s i n e s s o f t h e T o w n C o u n c i l , t h e C i t y C l e r k s h a l l e n t e r i n t o t h e m i n u t e s t h e n a m e s o f t h e m e m b e r s p r e s e n ! a b s e n t o r e x c u s e d . 1 0 . Q U O R U M . A m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m f o r t h e t r a n s a c t i o n o f b u s i n e s s . T h e T o w n C o u n c i l m a y a d j o u r n a n y r e g u l a r , a d j o u r n e d r e g u l a r , s p e c i a l o r a d j o u r n e d s p e c i a l m e e t i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e B r o w n A c t . A f t e r 1 L : 0 0 p . f f i . , a g e n d a i t e m s w i l l n o t b e c o n s i d e r e d u n l e s s t h e T o w n C o u n c i l v o t e s b y a s i m p l e m a j o r i t y t o d o s o . 1 1 . . O R D E R O F B U S I N E S S . P r o m p t l y a t t h e h o u r s e t o n t h e d a y o f e a c h r e g u l a r m e e t i n g , t h e m e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l , C i t y C l e r k , T o w n M a n a g e r a n d C i t y A t t o r n e y s h a l l t a k e t h e i r r e g u l a r s t a t i o n s i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a n d t h e b u s i n e s s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e t a k e n u p f o r c o n s i d e r a t i o n a n d d i s p o s i t i o n i n t h e f o l l o w i n g o r d e r e x c e p t t h a t u p o n t h e o r d e r o f t h e C h a i r , m a t t e r s m a y b e t a k e n u p o u t o f o r d e r : C a l l t o O r d e r P l e d g e o f A l l e g i a n c e t o t h e F l a g C h a n g e s t o t h e O r d e r o f t h e A g e n d a F o r t h e G o o d o f t h e T o w n P r e s e n t a t i o n s a n d P r o c l a m a t i o n s C o n s e n t C a l e n d a r T o w n M a n a g e r ' s R e p o r t 1 , . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 . 7 . a J R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 ! 8 8 . C o m m u n i c a t i o n s 9 . P u b l i c H e a r i n g s 1 0 . A d m i n i s t r a t i v e S t a f f R e p o r t s 1 ' l . , . I n f o r m a t i o n a l S t a f f R e p o r t s 1 2 . C o u n c i l R e p o r t s 1 3 . A d j o u r n m e n t T h e C i t y C l e r k s h a l l m a r k w i t h t h e w o r d " C o n s e n t " t h o s e i t e m s o n t h e a g e n d a r e g a r d i n g w h i c h i t c a n r e a s o n a b l y b e e x p e c t e d t h a t t h e r e w i l l b e n o d i s c u s s i o n b y m e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l , t h e T o w n s t a f f o r i n t e r e s t e d p e r s o n s i n t h e a u d i e n c e . T h e T o w n C o u n c i l s h a l l c o n s i d e r a l l o f t h e i t e m s o n t h e a g e n d a m a r k e d " c o n s e n t " a t o n e t i m e b y v o t e a f t e r a m o t i o n h a s b e e n d u l y m a d e a n d s e c o n d e d . I f a n y m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l o r T o w n s t a f l o r a n y i n t e r e s t e d p e r s o n i n t h e a u d i e n c e , r e q u e s t s t h a t a c o n s e n t i t e m b e r e m o v e d f r o m t h e l i s t o f c o n s e n t i t e m s , s u c h i t e m s h a l l b e t a k e n u p f o r c o n s i d e r a t i o n a n d d i s p o s i t i o n i n t h e o r d e r i n w h i c h i t i s l i s t e d o n t h e a g e n d a . C i t i z e n s m a y a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l o n m a t t e r s n o t c o n t a i n e d o n t h e a g e n d a d u r i n g t h e p o r t i o n o f t h e a g e n d a d e s i g n a t e d " F o r t h e G o o d o f t h e T o w n . " T h e T o w n C o u n c i l s h a l l n o t t a k e a n y a c t i o n d u r i n g t h i s p o r t i o n o f t h e a g e n d a . A m a j o r i t y o f t h e T o w n C o u n c i l m a y o r d e r t h a t a m a t t e r r a i s e d d u r i n g t h e " F o r t h e G o o d o f t h e T o w n " p o r t i o n b e p l a c e d o n t h e a g e n d a o f a s u b s e q u e n t m e e t i n g f o r c o n s i d e r a t i o n a n d a c t i o n b y t h e T o w n C o u n c i l . 7 2 . R E A D I N G O F M I N U T E S . U n l e s s t h e r e a d i n g o f t h e m i n u t e s o f a T o w n C o u n c i l m e e t i n g i s r e q u e s t e d b y a m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l , s u c h m i n u t e s m a y b e a p p r o v e d w i t h o u t r e a d i n g i f t h e C i t y C l e r k h a s p r e v i o u s l y f u r n i s h e d e a c h m e m b e r w i t h a c o p y t h e r e o f . R e g u l a r m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e r e c o r d e d b y t h e C i t y C l e r k , w h o s h a l l r e t a i n t h e r e c o r d s f o r f i v e y e a r s f o l l o w i n g t h e m e e t i n g a t w h i c h t h e y w e r e r e c o r d e d . T h e a u d i o a n d v i d e o r e c o r d i n g s s h a l l c o n s t i t u t e a s u p p l e m e n t t o t h e C i t y C l e r k ' s w r i t t e n m i n u t e s . 1 3 . ( u ) R U L E S O F D E B A T E . O f f i c e r M a T h e M a y o r o r s u c h o t h e r m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l a s m a y b e p r e s i d i n g m a y m o v e , s e c o n d a n d d e b a t e f r o m t h e C h a i r , s u b j e c t o n l y t o s u c h l i m i t a t i o n s o f d e b a t e a s a r e i m p o s e d u p o n a l l m e m b e r s . T h e M a y o r s h a l l n o t b e d e p r i v e d o f a n y o f t h e r i g h t s a n d p r i v i l e g e s o f a C o u n c i l m e m b e r b y r e a s o n o f a c t i n g a s t h e P r e s i d i n g O f f i c e r . ( b ) G e t t i n g t h e F l o o r . E v e r y m e m b e r d e s i r i n g t o s p e a k s h a l l a d d r e s s t h e C h a i r , a n d , u p o n r e c o g n i t i o n b y t h e P r e s i d i n g O f f i c e r , s h a l l c o n f i n e r e m a r k s t o t h e q u e s t i o n u n d e r d e b a t e . 4 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 ( . ) I n t e r r u p t i o n s . A m e m b e r o n c e r e c o g n i z e d s h a l l n o t b e i n t e r r u p t e d w h e n s p e a k i n g u n l e s s i t b e t o c a l l t h a t m e m b e r t o o r d e r , o r a s h e r e i n o t h e r w i s e p r o v i d e d . I f a m e m b e r , w h i l e s p e a k i n g , b e c a l l e d t o o r d e r , t h e m e m b e r s h a l l c e a s e s p e a k i n g u n t i l t h e q u e s t i o n o f o r d e r b e d e t e r m i n e d , a n d , i f i n o r d e r , s h a l l b e p e r m i t t e d t o p r o c e e d . ( d ) M o t i o n t o R e c o n s i d e r . A m o t i o n t o r e c o n s i d e r a n a c t i o n t a k e n m a y o n l y b e m a d e a t t h e m e e t i n g a t w h i c h t h e a c t i o n w a s t a k e n o r a t t h e n e x t s u c c e e d i n g r e g u l a r m e e t i n g o f t h e T o w n C o u n c i l . A m o t i o n t o r e c o n s i d e r a n y a c t i o n t a k e n b y t h e T o w n C o u n c i l m a y b e m a d e b y a m e m b e r o f t h e p r e v a i l i n g s i d e , b u t m a y b e s e c o n d e d b y a n y m e m b e r , a n d m a y b e m a d e a t a n y t i m e a n d h a v e p r e c e d e n c e o v e r a l l o t h e r m o t i o n s o r w h i l e a m e m b e r h a s t h e f l o o r ; i t s h a l l b e d e b a t a b l e . ( " ) R e m a r k s o f t h e C o u n c i l m e m b e r . A C o u n c i l m e m b e r m a y r e q u e s t t h r o u g h t h e P r e s i d i n g O f f i c e r , t h e p r i v i l e g e o f h a v i n g a n a b s t r a c t o f h i s s t a t e m e n t o n a n y s u b j e c t u n d e r c o n s i d e r a t i o n b y t h e T o w n C o u n c i l e n t e r e d i n t o t h e m i n u t e s . I f t h e T o w n C o u n c i l c o n s e n t s t h e r e t o , s u c h s t a t e m e n t s h a l l b e e n t e r e d i n t o t h e m i n u t e s . ( Ð R u l e s o f O r d e r . E x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h i s r e s o l u t i o n , t h e c u r r e n t e d i t i o n o f " R o b e r t s R u l e s o f O r d e r " s h a l l g o v e r n t h e c o n d u c t o f t h e m e e t i n g o f t h e T o w n C o u n c i l . G ) C o n t i n u a n c e . A n y i t e m o n t h e a g e n d a m a y b e c o n t i n u e d t o a s u b s e q u e n t m e e t i n g b y a m a j o r i t y v o t e o f t h o s e m e m b e r s p r e s e n t a n d e l i g i b l e t o v o t e o n t h e m a t t e r . 7 4 . A D D R E S S I N G T H E C O U N C I L . A n y p e r s o n d e s i r i n g t o a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l o n a n i t e m a p p e a r i n g o n t h e a g e n d a m u s t o b t a i n r e c o g n i t i o n b y t h e P r e s i d i n g O f f i c e r . ( u ) W r i t t e n . W r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s s h a l l b e d e l i v e r e d t o t h e C i t y C l e r k n o l a t e r t h a n 5 : 0 0 p . m . o n t h e W e d n e s d a y i m m e d i a t e l y p r e c e d i n g t h e r e g u l a r T o w n C o u n c i l m e e t i n g f o r w h i c h t h e w r i t t e n c o r r u n u n i c a t i o n i s i n t e n d e d i n o r d e r t o b e i n c l u d e d i n t h e m e e t i n g p a c k e t . I n t h e e v e n t t h a t m a t e r i a l s r e l a t e d t o a n y i t e m o n t h e a g e n d a a r e r e c e i v e d b y t h e T o w n a f t e r t h e a g e n d a i s p o s t e d , t h e C i t y C l e r k s h a l l m a k e t h e m a v a i l a b l e t o t h e T o w n C o u n c i l a n d t h e p u b l i c a s r e q u i r e d b y G o v e r n m e n t C o d e S e c t i o n 5 4 9 5 7 . 5 . A s r e q u i r e d b y t h a t s t a t u t e , t h e p l a c e w h e r e s u c h r e c o r d s m a y b e v i e w e d b y t h e p u b l i c s h a l l b e t h e T o w n O f f i c e s a t 5 1 0 L a G o n d a W a y . ( b ) V e r b a l C o m m u n i c a t i o n s . I n t e r e s t e d p e r s o n s i n t h e a u d i e n c e o r t h e i r a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s m a y a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l b y v e r b a l c o m m u n i c a t i o n s o n a n y m a t t e r s o v e r w h i c h t h e T o w n C o u n c i l h a s c o n t r o l . U n l e s s o t h e r w i s e m o d i f i e d b y t h e M a y o r a s p r o v i d e d f o r i n S e c t i o n 5 a b o v e , e a c h s p e a k e r s h a l l b e l i m i t e d t o t h r e e m i n u t e s p e r i t e m o n w h i c h t h e y a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l . 5 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 ( . ) H a n d o u t s / A u d i o v i s u a l P r e s e n t a t i o n s . M e m b e r s o f t h e p u b l i c m a y b r i n g p r i n t e d o r a u d i o v i s u a l m a t e r i a l s t o p r e s e n t f o r t h e C o u n c i l ' s c o n s i d e r a t i o n . I t i s r e q u e s t e d t h a t f o r a n y p r i n t e d m a t e r i a l s , a m i n i m u m o f e i g h t c o p i e s b e p r o v i d e d t o t h e C i t y C l e r k f o r d i s t r i b u t i o n t o t h e T o w n C o u n c i l . I n o r d e r t o e n s u r e c o m p a t i b i l i t y a n d s e c u r i t y w i t h t h e T o w n ' s s y s t e m s , a n y a u d i o - v i s u a l p r e s e n t a t i o n s h o u l d b e e - m a i l e d t o t h e C i t y C l e r k a t l e a s t 2 4 h o u r s p r i o r t o t h e T o w n C o u n c i l m e e t i n g . S p e a k e r s b r i n g i n g a u d i o v i s u a l p r e s e n t a t i o n s t o t h e C o u n c i l m e e t i n g m a y a l s o h a n d - d e l i v e r t h e i r p r e s e n t a t i o n i n a n a c c e p t a b l e f i l e f o r m a t , o n a U S B f l a s h d r i v e , t o t h e C i t y C l e r k n o l a t e r t h a n L 5 m i n u t e s p r i o r t o t h e m e e t i n g . D u e t o p o t e n t i a l e r r o r s i n t e c h n o l o g y o r c o m p a t i b i l i t y , t h e T o w n c a n n o t g u a r a n t e e t h a t p r e s e n t a t i o n s w i l l b e f u n c t i o n a l o n t h e T o w n ' s e q u i p m e n t . I n a d d i t i o n , t i m e s p e n t s e t t i n g u p t h e p r e s e n t a t i o n o n c e t h e s p e a k e r i s c a l l e d s h a l l c o u n t t o w a r d s t h e s p e a k e r s a l l o t t e d t i m e . P r i n t e d h a n d o u t s a r e h i g h l y r e c o û u n e n d e d a s a b a c k u p . A n y p r i n t e d o r a u d i o v i s u a l p r e s e n t a t i o n s s h a l l b e c o m e a p a r t o f t h e p u b l i c r e c o r d a n d s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e C i t y C l e r k . I n o r d e r t o e n s u r e t h i s , i f t h e s p e a k e r d o e s n o t p r o v i d e a c o p y o f t h e p r e s e n t a t i o n , t h e C i t y C l e r k m a y n e e d t o k e e p a n y f l a s h d r i v e p r e s e n t e d a t t h e m e e t i n g i n o r d e r t o m a k e a c o p y , a f t e r w h i c h t h e o r i g i n a l w i l l b e r e t u r n e d t o t h e s p e a k e r . 1 5 . A D D R E S S I N G T H E C O U N C I L A F T E R M O T I O N M A D E . A f t e r a m o t i o n i s m a d e b y t h e T o w n C o u n c i l , n o p e r s o n s h a l l a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l w i t h o u t f i r s t s e c u r i n g t h e p e r m i s s i o n o f t h e P r e s i d i n g O f f i c e r . 7 6 , M A N N E R O F A D D R E S S I N G C O U N C I L . E a c h p e r s o n a d d r e s s i n g t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e a s k e d t o g i v e h i s o r h e r n a m e a n d a d d r e s s f o r t h e r e c o r d . A l l r e m a r k s s h a l l b e a d d r e s s e d t o t h e T o w n C o u n c i l a s a b o d y a n d n o t t o a n y m e m b e r t h e r e o f . N o p e r s o n , o t h e r t h a n t h e T o w n C o u n c i l a n d p e r s o n h a v i n g t h e f l o o r , s h a l l b e p e r m i t t e d t o e n t e r i n t o a n y d i s c u s s i o n , e i t h e r d i r e c t l y o r t h r o u g h a m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l , w i t h o u t t h e p e r m i s s i o n o f t h e P r e s i d i n g O f f i c e r . N o q u e s t i o n s h a l l b e a s k e d a C o u n c i l m e m b e r e x c e p t t h r o u g h t h e P r e s i d i n g O f f i c e r . N o P e r s o n m a y a d d r e s s t h e T o w n C o u n c i l f o r m o r e t h a n t h r e e m i n u t e s u n l e s s t h e P r e s i d i n g O f f i c e r a l l o w s m o r e t i m e . 1 7 . V O T I N G . ( u ) M e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l v o t e b y " v o i c e v o t e " o n a l l o r d i n a n c e s , r e s o l u t i o n s a n d o t h e r m a t t e r s u n l e s s a r o l l c a l l v o t e i s r e q u i r e d b y l a w o r i s r e q u e s t e d b y a C o u n c i l m e m b e r . S i l e n c e s h a l l b e r e c o r d e d a s a n a f f i r m a t i v e v o t e . T h e P r e s i d i n g O f f i c e r s h a l l a n n o u n c e t h e r e s u l t s o f t h e v o t e . T h e C i t y C l e r k s h a l l s h o w o n o r d i n a n c e s a n d r e s o l u t i o n s t h e n a m e s o f C o u n c i l m e m b e r s v o t i n g " A y e " a n d " N o , " " A b s t a i n e d , " o r " A b s e n t . " 6 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 ( u ) ( b ) T h e v o t e o n a n y m a t t e r b e i n g c o n s i d e r e d b y t h e T o w n C o u n c i l m a y b e d e l a y e d b y t h e P r e s i d i n g O f f i c e r u n t i l a l l m e m b e r s o f t h e T o w n C o u n c i l p r e s e n t f o r a m e e t i n g , a n d n o t e x c u s e d , a r e p r e s e n t a t t h e C o u n c i l t a b l e . ( . ) A m e m b e r o f t h e T o w n C o u n c i l w h o h a s a c o n f l i c t o f i n t e r e s t r e g a r d i n g a n y m a t t e r b e i n g c o n s i d e r e d b y t h e T o w n C o u n c i l s h a l l d e c l a r e t h e c o n f l i c t a n d e x c u s e h i m s e l f o r h e r s e l f f r o m p a r t i c i p a t i n g i n t h e T o w n C o u n c i l ' s d e l i b e r a t i o n s a n d d e c i s i o n r e g a r d i n g t h a t m a t t e r a s r e q u i r e d b y l a w . 1 8 . O R D E R A N D D E C O R U M . B y C o u n c i l m e m b e r s . \ u V h i l e t h e T o w n C o u n c i l i s i n s e s s i o n , t h e m e m b e r s m u s t p r e s e r v e o r d e r a n d d e c o r u m , a n d a m e m b e r s h a l l n e i t h e r b y c o n v e r s a t i o n n o r o t h e r w i s e , d e l a y o r i n t e r r u p t t h e p r o c e e d i n g s o r t h e p e a c e o f t h e T o w n C o u n c i l n o r d i s t u r b a n y m e m b e r w h i l e s p e a k i n g o r r e f u s e t o o b e y t h e o r d e r o f t h e T o w n C o u n c i l o r i t s P r e s i d i n g O f f i c e r , e x c e p t a s o t h e r w i s e h e r e i n p r o v i d e d . ( b ) B ) ¡ O t h e r P e r s o n s . A n y p e r s o n m a k i n g p e r s o n a l , i m p e r t i n e n t , o r s l a n d e r o u s r e m a r k s o r w h o s h a l l b e c o m e b o i s t e r o u s w h i l e a d d r e s s i n g t h e T o w n C o u n c i l o r w h o s h a l l b y c o n v e r s a t i o n s o r o t h e r w i s e , d e l a y o r i n t e r r u p t t h e p r o c e e d i n g s o r t h e p e a c e o f t h e T o w n C o u n c i l o r d i s t u r b a n y m e m b e r w h i l e s p e a k i n g o r r e f u s e t o o b e y t h e o r d e r s o f t h e T o w n C o u n c i l o r i t s P r e s i d i n g O f f i c e r , s h a l l b e f o r t h w i t h , b a r r e d b y t h e P r e s i d i n g O f f i c e r , f r o m f u r t h e r a u d i e n c e b e f o r e t h e T o w n C o u n c i l , u n l e s s p e r m i s s i o n t o c o n t i n u e b e g r a n t e d b y a m a j o r i t y v o t e o f t h e T o w n C o u n c i l . ( . ) E n f o r c e m e n t o f O r d e r a n d D e c o r u m . T h e P r e s i d i n g O f f i c e r m a y d e s i g n a t e a T o w n e m p l o y e e a s S e r g e a n t - a t - A r m s . T h e P r e s i d i n g O f f i c e r s h a l l c a r r y o u t a l l o r d e r s a n d i n s t r u c t i o n s g i v e n a t t h e T o w n C o u n c i l m e e t i n g . U p o n i n s t r u c t i o n o f t h e P r e s i d i n g O f f i c e r , i t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e S e r g e a n t - a t - A r m s , a s t o a n y p e r s o n w h o v i o l a t e s t h e o r d e r a n d d e c o r u m o f t h e m e e t i n g , t o r e m o v e a n d b a r s u c h p e r s o n f r o m t h e T o w n C o u n c i l m e e t i n g . V i o l a t i o n o f t h e o r d e r a n d d e c o r u m o f a T o w n C o u n c i l m e e t i n g i s a m i s d e m e a n o r . ( d ) S m o k i n g . S m o k i n g ( a s d e f i n e d i n S e c t i o n 7 - 2 . 2 o f t h e D a n v i l l e M u n i c i p a l C o d e ) s h a l l n o t b e p e r m i t t e d i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s d u r i n g t h e m e e t i n g s o f t h e T o w n C o u n c i l . 1 9 . S P E C I A L C O M M I T T E E S . A l l s p e c i a l c o m m i t t e e s o f t h e T o w n C o u n c i l s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e P r e s i d i n g O f f i c e r w i t h t h e a p p r o v a l o f t h e T o w n C o u n c i l . 7 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8 2 0 . P R O T E S T S . A n y C o u n c i l m e m b e r s h a l l h a v e t h e r i g h t t o h a v e t h e r e a s o n s f o r h i s d i s s e n t f r o m , o r p r o t e s t a g a i n s t , a n y a c t i o n o f t h e T o w n C o u n c i l e n t e r e d i n t o t h e m i n u t e s . 2 7 . T E R M S O F T H E M A Y O R A N D V I C E M A Y O R . B e g i n n i n g w i t h t h e f i r s t r e g u l a r m e e t i n g i n D e c e m b e r , t h e t e r m o f o f f i c e o f t h e M a y o r a n d V i c e M a y o r i s o n e y e a r . T h e e l e c t i o n o r r e m o v a l o f a M a y o r o r V i c e M a y o r r e q u i r e s t h r e e a f f i r m a t i v e v o t e s . 2 2 . A D J O U R N M E N T A m o t i o n t o a d j o u r n s h a l l a l w a y s b e i n o r d e r a n d d e c i d e d w i t h o u t d e b a t e . 8 R e v i s e d A p r i l 1 7 , 2 0 1 8